Small Business számlázás: Hogyan írjunk egyet és kezeljünk fizetetlen számlákat

Sok vállalkozás küzd, hogy azonnal beszedje az ügyfeleket, és ezeknek a készpénzhiányoknak komoly következményei lehetnek. A gyorsabb fizetésgyűjtés titka a számlában rejlik: A számlák gyors küldése, könnyű fizethetővé tétele, és a nyomon követés következetessége minden kulcsfontosságú a gyorsabb adatgyűjtéshez.

Ebben az útmutatóban megtanítjuk, hogyan kell számlázni, és feltárni a számlázás legjobb gyakorlatát, beleértve a számlázási szoftver használatát a munka nagy részét automatikusan kezelni. A FreshBooks, aki a cikk szponzorja, az SMB piacán a legjobbnak tekintett számlázási megoldás. Az alábbi linkre kattintva próbálhatja ki díjnyertes szoftverüket:

A számla az ügyfelek által már megkapott áruk és szolgáltatások fizetési kérelmét jelenti. Létre kell hoznia egy számlát, és hamarosan elküldi azt az ügyfélnek, miután teljesítette a megállapodás végét.

Az alábbiakban egy mintaszámlát készítettünk, melyet a fagyos könyvünkben készítettünk a fiktív cégünknek, Paul vízvezetékének. Legalább a számlán szerepelnie kell a vállalat elérhetőségi adatainak (azaz a címnek, a telefonszámnak), az ügyfél elérhetőségeinek, valamint a megvásárolt termék / szolgáltatás részleteinek, például a mennyiségnek és a költségnek az esedékességgel együtt. Később ebben a cikkben megvizsgáljuk a lépéseket, hogy számlát készítsen a friss könyvekben.

Létre kell hoznia egy olyan folyamatot, amely az eladással kezdődik, és azzal végződik, hogy az ügyfelektől fizet. Ellenkező esetben nagy összegű beszedési egyenleggel (pénzzel, amelyet az ügyfelek tartoznak neked) talál, de kevésbé nem pénzbeáramlás.

Az alábbi 5 lépés a számlák kezeléséhez és a gyorsabb fizetéshez:

1. lépés: Készítse el a számlát időszerű módon

Hozzon létre egy számlát 1-2 munkanapon belül, miután szolgáltatást nyújtott vagy szállított a vásárlónak. Minél többet vár a számla elküldésére, annál hosszabb ideig kell várnia a fizetés fogadására. Tipp: Ha a munka megkezdése előtt letétet kér az ügyféltől, győződjön meg róla, hogy csökkentette a számlát az előzetesen kapott fizetéssel. Számlát is készíthet előzetes betét vagy rögzítő kérésére.

2. lépés - E-mail számlák (ne küldjön számlákat!)

Amint azt az 1. lépésben említettem, annál gyorsabban kapja meg az ügyfél a számlát, annál hamarabb fizethet. Ne pazarolja a számla küldését az e-mailen keresztül; ehelyett e-mailben küldje el a számlát az ügyfélnek. Az olyan könyvelési szoftverek, mint a FreshBooks, lehetővé teszik, hogy megnézze, hogy a számla megnyitása megtörtént-e, ezért nem kell aggódnia, ha a számla elveszett.

3. lépés - Adja meg, hogy az ügyfelek fizessenek számlákat online

A mai technológiával bármiért fizethetünk másodpercek alatt, csak egy okostelefon vagy smartwatch használatával. Miért ne tegyük ugyanolyan egyszerűvé az ügyfelek számára? Számlázási szoftverek, például a Freshbooks használatával az ügyfeleknek lehetősége van arra, hogy hitelkártyájukkal (vagy Visa bankkártyával) fizessenek; időt takarít meg nekik egy csekk írásától és postázásától, és megtakaríthatja a csekket a csekk várakozásában, majd a bank felé indíthat.

4. lépés - Rendszeres emlékeztetők küldése

A legtöbb könyvelő szoftver, mint például a FreshBooks lehetővé teszi, hogy automatikus emlékeztetőket küldjön az ügyfeleknek, valamint a nyitott számla másolatát. Akár a friss könyveket, akár a Gmail-naptárat használja, javasoljuk, hogy hozza létre a következő 3 típusú emlékeztetőt:

  1. 1-2 nap a számla esedékessége előtt. Ez egy proaktív megközelítés arra, hogy figyelmeztesse az ügyfelet, hogy a fizetési határidő közeledik.
  2. 1-2 nap a számla esedékessége után. Ez egy barátságos emlékeztető az ügyfélnek, hogy az esedékesség lejárt és a fizetés most esedékes.
  3. 7 nap az esedékesség után. Ha az esedékességet követő 1 héttel nem kapta meg a fizetést, itt az ideje, hogy felhívja az ügyfelet. Attól függően, hogy hány esedékes számlára van szükséged, tervezd, hogy hetente legalább egy órát tegyen félre, hogy ezeket az utólagos hívásokat kezdeményezd. Miközben nem szórakoztatóak, meg kell tartani a kommunikációs vonalak nyitottságát az Ön és az ügyfele között, hogy fizetni tudjon; ha az ügyfél elkezdi elkerülni Önt, a kifizetés valószínűsége csökken.

5. lépés - Tekintse át az A / R öregedés és a nyomon követést

Rajta heti alapul véve, meg kell vizsgálnia a követelés-öregségi jelentést, és készítenie kell azon ügyfelek listáját, akiknek meg kell hívnia a fizetési kérelmet. Az alábbiakban egy példa a számlák öregedéséről szóló jelentést, amelyet fiktív üzletünkben futtattunk, Paul vízvezetéke.

A fenti jelentés 2017. november 3-tól az összes késedelmes számlát mutatja. Az alábbiakban röviden ismertetjük az egyes oszlopokat.

1-30 nap: Ebben a csoportban a számlák 1-30 naposak az esedékességüktől. Miután a számla eléri a 7 nap múlva, hetente kell hívnia a fizetés nyomon követésére.

31-60 nap: A számlák ebben a csoportban 31-60 nappal az esedékességüket követik. Ezeknek a számláknak a heti híváslistán kell szerepelnie. Ha egy számla eléri ezt a 60 napos jelet, akkor érdemes határozottan fontolóra venni, hogy nem fogad el további megbízásokat az ügyféltől, vagy visszavonja a jogosultságokat, és helyezze őket a C.O.D. (csak készpénzben), amíg a számlájukat teljes egészében kifizették.

61-90 nap: A számlák ebben a csoportban 61-90 nappal telt el az esedékességük időpontjától. Mostanra, ha az ügyfél nem állított be Önnek fizetési tervet, vagy nem adott meg egy időpontot, amikor a fizetés teljes egészében megtörténik, valószínűleg meg kell tennie a következő lépést, és keresnie kell a jogi lépéseket.

Több mint 90 nap: A 90+ napos számlákat el kell küldeni egy gyűjtő ügynökségnek. Több mint 90 naposnál hosszabb számlákat kell elszámolni a könyvből, mint rossz adósságot. Az árucikkek az, hogy a rossz adósságköltségek adó levonhatóak, yay!

A rendszeres hívások létrehozása és a késedelmes számlákkal kapcsolatos levelek küldése mellett érdemes felvenni a kamatot az esedékes összeg fölé. A FreshBooks lehetővé teszi, hogy a késedelmi díjakat automatikusan a késedelmes számlákra alkalmazzák.

A késedelmes díjak / díjak hozzáadása lehetővé teszi, hogy az ügyfél tudja, mennyire komolyan fizet, és motiválhatja őket, hogy küldjenek ilyen csekket. A fizetés beérkezésekor mindig lemondhat a díjakról.

A legtöbb kisvállalkozás számlákat készít egy olyan könyvelési szoftver segítségével, mint a FreshBooks, egy olyan szövegszerkesztő program, mint a Microsoft Word, vagy a táblázatkezelő program, mint a Microsoft Excel.

Forrás: Microsoft

Számlák létrehozása a Wordben

Ha nincs hozzáférése az Excel vagy a Google lapokhoz, és havonta csak néhány számlát hoz létre (5 vagy kevesebb), akkor a Microsoft Word valószínűleg a leggazdaságosabb megoldás az Ön számára.

A Microsoft Word számla sablon használatához egyszerűen nyissa meg a Word-t, majd kattintson az „Új dokumentum” gombra. Ez egy olyan online adatbázishoz vezet, ahol több száz különböző sablon közül választhat.

Íme néhány előnye és hátránya a Word használatával kapcsolatos számlák létrehozásához:

Előnyök

  • Hozzáférés több mint 200 sablonhoz a Microsoft könyvtárában, hogy ne kelljen semmiből kezdeni.
  • Rugalmasság a sablonok testreszabásához a színtől és a dizájntól a vállalati embléma hozzáadásához a márka számára.

Hátrányok

  • Ez egy nagyon kézi és unalmas folyamat, amely sok időt igényel.
  • Az Excel-szel ellentétben nem hozhat létre képleteket a kedvezmények vagy az értékesítési adó kiszámításához; ezeket a számításokat manuálisan kell elvégeznie, ami növeli a hiba valószínűségét.

Forrás: Fitsmallbusiness

Számlák létrehozása Excelben

Az Excel egy másik népszerű lehetőség azoknak a vállalkozásoknak, akik csak egy maroknyi vásárlóval rendelkeznek, és akik szeretnék megtudni, hogyan kell írni egy számlát. A folyamat hasonló a Word-hez, kivéve, hogy általában olyan sablonokat talál, amelyek automatikusan kiszámítják a teljes összegeket.

Például az Excel számla sablonja automatikusan kiszámítja a számlaösszeg kiszámításához kedvezményeket, adókat és részösszegeket.

Íme néhány előnye és hátránya a számlák Excel segítségével történő létrehozásához:

Előnyök

  • A kedvezmények, részösszegek és értékesítési adó kiszámításához képleteket készíthet.
  • A Wordhez hasonlóan több mint 200 sablont érhet el a Microsoft könyvtárában, hogy ne kelljen kezdeni a semmiből.

Hátrányok

  • Ez egy kézi folyamat, amely minden bizonnyal megköveteli, hogy egy kis időt fektessen be a beállításhoz.
  • Meg kell értenie, hogy miként lehet Excel-ben létrehozni a képleteket; ellenkező esetben a számítások helytelenek lesznek.

Forrás: FreshBooks

Számlák létrehozása számviteli szoftverrel

Miután havonta több számlát küldött, egy olyan könyvelési szoftverprogram, mint a FreshBooks, gyakran válik a legjobb megoldásnak. Egyrészt könnyebb és gyorsabb a számlák létrehozása. De talán még fontosabb, hogy az olyan szolgáltatások, mint az online fizetések és az automatikus emlékeztetők segítenek abban, hogy gyorsabban fizessenek.

A Freshbooks ingyenes kipróbálásához kövesse ezt a linket, vagy kövesse a következő szakaszban található lépéseket.

Előnyök

  • Teljesen testreszabható; csak adja meg a cég logóját, színskála és betűtípusát.
  • Automatikusan kiszámítja a számlaösszegeket; beleértve az alkalmazandó kedvezményeket és az értékesítési adót; nincs szükség manuális számításra.
  • Elfogadja az online fizetéseket az ügyfelektől.
  • Futtasson egy A / R öregedési jelentést a FreshBooks-ban, hogy megtudja, milyen számlák esedékesek vagy esedékesek.
  • A FreshBooks-on keresztül küldött küldemények nyomon követhetik, hogy a számlát megnézte és / vagy fizette meg az ügyfél.
  • Automatikus emlékeztetőket hozhat létre az ügyfelek számára, amikor egy számla esedékes vagy késedelmes.
  • A FreshBooks automatikusan küldhet számlákat heti, havi vagy negyedéves számlázásra.
  • A munka megkezdése előtt számlát készíthet, ha az ügyféltől előzetes letétet (vagy megtartót) kér.
  • Állítson be ismétlődő kifizetéseket azoknak az ügyfeleknek, akik jellemzően ugyanazt az összeget fizetik heti, havi vagy negyedéves fizetési ütemezésben.

Hátrányok

  • A FreshBooks csak két sablont tartalmaz a 200 sablonhoz képest, amelyeket a Microsoft Excel és a Word segítségével választhat.
  • A legtöbb könyvelési szoftverhez hasonlóan havi előfizetési díjat kell fizetnie a FreshBooks használatához. A Microsoft Excel & Word-szel ellentétben azonban a FreshBooks-ral sokkal többet tehet, mint a számlák létrehozása. Az összes bevételeit és kiadásait a FreshBooksban kezelheti, és kulcsfontosságú pénzügyi kimutatásokat hozhat létre, mint például a Profit & Loss kimutatás.

Mivel a számlázási szoftver gyakran a legjobb megoldás azoknak a kisvállalkozásoknak, akik számlát akarnak írni, a következő programok egyikébe kerülünk: FreshBooks, hogy megmutassuk, hogyan működik. Ahhoz, hogy kövesse saját számláját, regisztráljon itt egy ingyenes 30 napos FreshBooks próbaverzióra.

Mielőtt a friss könyvekben számlákat hozhat létre, először be kell írnia néhány alapvető információt a vállalkozásáról. Ez szó szerint mindössze 3 percet vesz igénybe, és akkor jó lesz menni!

1. lépés - Írja be az alapvető vállalati információkat

Az alábbi képernyőn a vállalkozás tulajdonosának nevét, az üzleti nevet, a teljes címet és a vállalati / LLC-t neveztük meg. Miután befejezte ezeket a mezőket, kattintson a „Mentés és folytatás” gombra.

2. lépés - Válassza ki az iparágat.

A következő képernyőn válassza ki azt az iparágat, amelybe a vállalkozás tartozik.

Ez az! Készek vagyunk készíteni számlákat.

Kövesse az alábbi lépéseket egy számla létrehozásához a friss könyvekben:

1. lépés - A számlázási sablon testreszabása

Mielőtt hozzunk létre egy számlát, ki szeretnénk választani egy sablont és testreszabni azt, ahogy azt az alábbi képernyőkép mutatja.

  1. Válasszon egy sablont: A FreshBooksnak két sablonja van, amelyek közül választhat; Egyszerű vagy modern. A fentiek szerint kattintson a nyílra, hogy váltson egymás között, és válassza ki a kívánt sablont.
  2. A logó hozzáadása: Töltsd fel céged logóját, ha van ilyen. Ha nincs logója, nézze meg a legjobb logótervező szoftverről szóló cikkünket.
  3. Válasszon egy téma színét: Válasszon színsémát a számla sablonokhoz.
  4. Válasszon egy betűtípust: Kattintson a legördülő listára, és válasszon néhány betűtípus-opció közül.
  5. Mentés: Miután elvégezte a kiválasztásokat, ne felejtse el elmenteni őket.

2. lépés - Kattintson az „Új létrehozása”, majd a „Számla” elemre

Tól Irányítópult, kattintson a "Újat készíteniGomb és válassza ki Számla a lenti képen látható módon.

3. lépés - Teljesítse a számla mezőket

Az alábbiakban egy mintaszámla-sablont láthatunk, amely egy rövid magyarázatot ad a teljes kitöltendő mezőkről.

  1. Az Ön elérhetősége: Ez az információ automatikusan feltöltődik az alapinformációkból, amelyeket a FreshBooks beállításakor adtál meg. Ezt a cikket később tárgyaljuk. Tipp: Fontos, hogy az ügyfélnek ezt az információját ujjhegyre kell fordítania, hogy kivághassa a csekket és / vagy gyorshívást kapjon, ha kérdése van a számlájukkal kapcsolatban.
  2. Számlázott: Az ügyfelek elérhetősége ezen a területen található. Ha nem állította be a vásárlót a friss könyvekben, akkor közvetlenül megadhatja az ügyfél információit ezen a területen. Tipp: Ha a számlákat csiga mailben szeretné elküldeni, ügyeljen arra, hogy ebben a szakaszban szerepeljen egy kapcsolattartó személy neve; különösen, ha nagy cég.
  3. Kiadás dátuma: Ez a mező automatikusan feltöltődik a számla létrehozásának dátumával. Ha szükséges, módosíthatja a dátumot.
  4. Számlaszám: A számla egy egyedi szám, amelyet a FreshBooks generál; nem módosíthatja ezt a számot.
  5. Esedékes összeg: A FreshBooks automatikusan kiszámítja a számla teljes összegét, amikor beírja a termékeket / szolgáltatásokat a Leírás részben.
  6. Leírás: Adja meg a szolgáltatás / termékek részletes leírását ezen a területen.
  7. Arány: Adja meg a számlázási rátát azon a szolgáltatáson / terméken, amelyet ezen a területen számláz.
  8. Mennyiség: Adja meg az ezen a területen számlázott szolgáltatások óráinak számát.
  9. Line Total: A FreshBooks meg fogja szorozni a mennyiséget és a számítást.
  10. Kedvezmény: Ha kedvezményt szeretne alkalmazni a számlára, írja be a kedvezmény százalékát ebben a mezőben, és a FreshBooks kiszámítja a kedvezményt.
  11. Adó: Ha értékesítési adót kell alkalmaznia, adja meg az ebből a mezőből az adókulcsot, és a FreshBooks automatikusan kiszámítja az Ön forgalmi adóját.
  12. Esedékes összeg: A FreshBooks együttesen hozzáadja a Részösszeg, a Kedvezmény és az Értékesítési Adó mezőt, kivonja az összes befizetést (vagy betétet) a teljes esedékes összeg kiszámításához.
  13. Megjegyzések: Megadhat egy személyes feljegyzést az ügyfeleinek, vagy barátságos emlékeztetőt, hogy online fizethetik meg a kifizetéseket, ahogyan ez a példában történt.
  14. feltételek: Ne habozzon, hogy barátságos emlékeztetőt nyújtson ügyfeleinek, hogy számláikat az esedékesség napjáig fizesse. Tipp: Ez egy nagyszerű hely arra is, hogy emlékeztesse az ügyfeleket arra, hogy a késedelmi díjakat / büntetéseket értékelni fogják, ha a számlát nem fizetik időben.

Amint már említettük, e-mailben kell elküldeni a számlákat; minél hamarabb kapja meg az ügyfél a számlát, annál hamarabb fizet.

Kövesse az alábbi lépéseket a számlák e-mailben történő elküldéséhez a FreshBooks-ban.

1. lépés - Kattintson a Számla gombra

Ha nincs számlája nyitva, keresse meg a műszerfalat, és kattintson a számlára, hogy megjelenítse azt a képernyőn. Kattintson a “Küldés” gombra, ahogy az alábbi képernyőn látható.

2. lépés - Teljes e-mail adatok és küldés

A következő képernyőn további információkat kell megadnia. Az alábbiakban egy pillanatfelvétel a mezőkről, valamint egy rövid magyarázat.

  1. Email cím: Írja be az e-mail címet, amelyre a számlát küldeni szeretné. Ha szükséges, több e-mail címet is megadhat.
  2. Tantárgy: Ezt a mezőt a FreshBooks készítette, és nem módosítható.
  3. E-mail cím: A FreshBooks az e-mail üzenet egy részét jeleníti meg; ugyanakkor személyre szabott üzenetet is beírhat, ahogyan itt tettük a „Köszönjük az üzletünket!”.
  4. Osztható link létrehozása: A számla e-mailben történő elküldésén kívül linket is létrehozhat a számlára a „megosztható link létrehozása” gombra kattintva.
  5. Számla küldése: Ha elkészült, kattintson erre a gombra, hogy elküldje az e-mailt az ügyfélnek.

Amint azt korábban megvitattuk, fontos, hogy ügyfelei számára biztosítsák a számlák online fizetését. Ez időt takarít meg, mert gyorsabban tudják megtenni, mint egy csekket küldeni.

Kövesse az alábbi lépéseket, hogy bekapcsolja a FreshBooks online fizetési szolgáltatását.

1. lépés - Kattintson a Számla gombra

Ha nincs számlája nyitva, keresse meg a műszerfalat, és kattintson a számlára, hogy megjelenítse azt a képernyőn. A számla jobb oldalán megjelenik a Beállítások listája. Kattintson "Hitelkártyák elfogadása"Ahogy az alábbi képen látható.

2. lépés - A hitelkártya-feltételek és díjak áttekintése és elfogadása

A következő képernyőn megjelenik a hitelkártyák listája, amelyeket Ön elfogadhat, valamint az egyes tranzakciókért felszámított díjat. Kattints a "Hitelkártyák elfogadása”Gomb a feltételek elfogadásához és az online fizetések aktiválásához az ügyfelek számára.

3. lépés - Az online fizetések ellenőrzése aktív

Most, amikor az ügyfelek megkapják a számlájukat, látni fogják a következőt:Fizess mostGomb a számla tetején. Mindössze annyit kell tennie, hogy kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat, hogy néhány perc alatt fizesse meg számláit!

Tipp: Miután az ügyfél megfizette a számlát, a FreshBooks-ban a következő lesz:

  • A számla fizetésként lesz megjelölve és az A / R egyenlege automatikusan lesz csökkentett.
  • E-mail értesítést kap a számla kifizetéséről.
  • A fizetés 2-3 munkanapon belül eléri a bankszámláját.

Legfeljebb három késedelmes fizetési emlékeztetőt küldhet, és a késői fizetési díjakat is alkalmazhatja a FreshBooks szolgáltatással. Mindazonáltal feliratkoznia kell a FreshBooks Pro-ra, hogy hozzáférhessen ehhez a funkcióhoz. A beállításhoz egyszerűen számlát jelenít meg, kattintson a jobb oldalon található Beállítások gombra, és válassza ki a lehetőséget Emlékeztetők küldése. A következő ablak jelenik meg:

Válassza ki a napok számát (előtte vagy utána), amire az emlékeztető szeretné, ha az ügyfélhez jön. Az emlékeztetőkről folytatott megbeszélések alapján azt javasoljuk, hogy állítsa be a következő 3 emlékeztetőt:

  1. 2 nap az esedékesség előtt
  2. 2 nap az esedékesség után
  3. 7 nap az esedékesség után

Futtassa a Számlák öregedési jelentését

Amint már megvitattuk, a legjobb módja annak, hogy kezelje a kiemelkedő számláit, az A / R öregedési jelentés felülvizsgálata legalább hetente egyszer.

Kövesse az alábbi lépéseket, hogy futtassa a Számlák öregedési jelentését (A / R öregedés) a friss könyvekben:

1. lépés - Navigáljon a Speciális jelentésekhez.

A Műszerfalon görgessen lefelé a Speciális jelentés részre, és kattintson a „Számlák öregedése”Gomb az alábbi képernyőképben jelzett módon.

2. lépés - Nézze át a Számlák öregedési jelentését.

Az alábbiakban egy pillanatfelvétel az Accounts Aging jelentésről (más néven A / R Aging jelentés), amelyet a mintavállalatunk, Paul's Vízvezeték-szerelők számára futtattunk.

2017. november 3-tól kezdődően két olyan ügyfél rendelkezik, akiknek fennálló számlái 1–30 napig esedékesek. Kinyomtathatja ezt a jelentést, exportálhatja az Excelbe, vagy e-mailben küldheti el bárkinek.

A visszacsatoláshoz most már jobban megértheti, hogy milyen adatokat tartalmazzon a számla, hogyan valósíthat meg egy olyan folyamatot, amely az eladások / szolgáltatások számlázásával kezdődik, és végül az ügyfelektől érkező fizetés időben történő összegyűjtésével jár, ami javítja a pénzforgalmat.

Javasoljuk, hogy olyan könyvelő szoftvert használjon, mint a FreshBooks, mert nemcsak professzionális számlát küldhet ügyfeleinek, hanem időt takaríthat meg, hogy visszatérhessen ahhoz, amit a legjobban élvez, növelve üzleti tevékenységét!

Loading...